Massenmailversand ist ein Problem

Immer wieder kontaktieren uns Kunden, die über ihren Server massenweise Mails versenden wollen und sich wundern, warum es bei goneo eine Beschränkung dafür gibt.  Das hat seinen Grund: Der massenhafte Versand von E-Mail an eine große Gruppe von Empfängern ist nicht ganz so unproblematisch wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Wenn wir von einer großen Empfängergruppe sprechen, meinen wir 5.000, 10.000, 100.000 oder mehr auf einen Schlag.

Mails in dieser großen Anzahl zu versenden, kann man sich rein technisch mit einem Webhosting – Paket oder einem Managed Server noch vorstellen. Sinn macht es aber auf keinen Fall.

Webserver sollen Webseiten ausliefern, keine Spam-Mails

Die Server, die wir im Bereich Webhosting einsetzen, sind darauf spezialisiert und optimiert, Webseiten schnell auszuliefern und eine Reihe von Technologien bereit zu stellen, die man dafür braucht, wie etwa PHP oder Python. Hier kommt es auf die Userexperience an: Die Website muss schnell reagieren, mit dem CMS-Backend soll man zügig und effizient arbeiten können.

Unsere Mailserver dienen der Kommunikation unserer Kunden mit deren Kunden oder Interessenten. Dafür bieten wir die Möglichkeit, viele Postfächer einzurichten, Mails mit Spam oder Viren auszufiltern oder Features wie Weiterleitung oder Autoantwort zu nutzen.

Stabilität der Systeme ist das Ziel

Dieses Mailsystem muss stabil gehalten werden. Daher ist die Anzahl der versendbaren E-Mails pro Stunde pro Useraccount bei goneo begrenzt. Der Wert ist recht hoch angesetzt und für einen langsamen Newsletterversand mit begrenzter Empfängerliste durchaus auch produktiv einsetzbar. Doch für bestimmte Größenordnungen ist dies einfach nicht mehr praktikabel.

Automatische Notifications und Alerts – wo beginnt Spam?

Viele Systeme wie wir sie auch unter den goneo clickStart Anwendungen anbieten, senden automatisch sogenannte Notifications, Alerts oder andere Benachrichtigungen, wenn im System bestimmte Aktivitäten ausgeführt worden sind. Dazu gehören Registrierbestätigungen, Kaufbestätigungen, Warnungen und so weiter.

Diese Mails werden natürlich problemlos transportiert. Es gibt insgesamt nur wenige Websites, die pro Stunde mehrere Hundert Transaktionen generieren würden und somit jeweils eine Notification versenden müssten. Auch bei relativ  intensiver Nutzung einer Community, reicht die bei goneo gesetzte Begrenzung aus, um alle nötigen Alerts zu versenden.

Mehr Mails, höhere Spam-Wahrscheinlichkeit

Allerdings: Je größer die Empfängerliste für ein und dieselbe Mail (gleicher Inhalt) wird, desto größer ist die Belastung für die goneo Server, aber auch für die empfangenden Server bei den Mailprovidern. Zudem steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass viele Empfänger sich von dieser E-Mail eher belästigt fühlen.

Daher schlagen bei entsprechend großen Versendungevolumina viele Spamfilter Alarm und viele Mailprovider reagieren: Zum einen müssen sie ihre Infrastruktur schützen, zum anderen wollen sie ihren Nutzern keinen Spam liefern.

Spam-Klassifizierung durch Freemail-User

User von Freemaildiensten können eingehende Mails, die sie unverlangt bekommen, als „Junk“ oder „Spam“ markieren, so dass diese künftig nicht mehr in ihrem Posteingang auftauchen. Solche Spam-Meldungen von Usern wertet der Freemailprovider auch als Signal, um die Spamerkennung zu verbessern und in Folge dessen auch anderen Empfängern die Mails aus dieser Quelle nicht mehr zuzustellen. Die absendende Adresse ist dann auf der Blacklist gelandet.

Ausgefeilte Spamdetection

Weil Spamversand ein großes Problem ist, haben viele Mailprovider viele Techniken entwickelt, um Spam als solchen zu erkennen und entsprechend zu behandeln. Neben Blacklists, die Mailadressen als Spamversender auflisten, gibt es auch Blacklists, die statt dessen die IP Adresse des absendenden Servers festhalten, manchmal sogar den gesamten IP-Bereich des Anbieters.

Fatales Problem: Keine Mails mehr von einer kompletten IP-Range

Wenn es sich beim IP-Adressen-Nutzer um einen Webhoster wie goneo handelt, kann es passieren, dass aufgrund eines massenhaften Spamversands der entsprechende IP Block auf Spam-Blacklists gerät und nicht nur ein Kunde keine Mails mehr zustellen kann, weil diese in den Filtern hängenbleiben, sondern alle Kunden. Und dies nur, weil ein Kunde Spam verschickt hat. Dies wäre fatal und muss verhindert werden.

Wenn Sie massenhaft Mails versenden wollen, brauchen Sie einen Spezialanbieter, der sich auch um die Beziehungen zu den Mailprovidern kümmert. In diesem Bereich gibt es einige Verfahrensregeln und Zertifizierungen, die sich etabliert haben.

Schätzungen: Mehr als 95% aller Mails sind Spam

Mailprovider wissen, dass ihre Nutzer auch bestimmte Newsletter haben wollen, denn nicht jeder Newsletter ist Spam. Dennoch, so sagt man, sind über 95 Prozent aller E-Mails, Spam.

Die Erkennungsmöglichkeiten, zu denen auch heuristische Methoden gehören, sind soweit fortgeschritten, dass sogar in den Junk-Ordnern ohnehin nur ein kleiner Bruchteil der spamverdächtigten Mails zu sehen ist. Der überwiegende Rest ist mit fast absoluter Sicherheit Spam und wird gar nicht erst in die Inbox des User, auch nicht unter „Junk“, gelegt.

Massenmailversand ist Aufgabe für Spezialisten

Auch der Gesetzgeber macht bestimmte Auflagen. Dazu gehören die Impressumspflicht und die Möglichkeit, sich von der Empfängerliste jederzeit abmelden zu können.

Seriöse Mailversender werden diese Regularien einhalten und sich vergewissern, dass die E-Mailadressen, an die ein Versand erfolgen soll, aus zuverlässiger Quelle stammen.

Versand nur an E-Mailadressen aus zuverlässiger Quelle

Zuverlässig ist eine Quelle dann, wenn beim Datenerheben der potentielle Empfänger gefragt worden ist, ob er Newsletter bekommen will und diesem Versand nochmal zugestimmt hat, nachdem eine erste Mail an seine neu erhobene E-Mailadresse gesendet worden ist (dies ist das Double-Opt-in-Verfahren).

Bouncemanagement und Listenqualität nicht vernachlässigen

Außerdem sorgen die Versanddienstleister oft auch dafür, dass die Mails formal korrekt sind und nicht zu viele Rückläufer – Bounces genannt – produzieren. Bounces sind ebenfalls ein Indikator für die Qualität des Adressstamms. Ungepflegte Versandlisten erzeugen mehr Bounces als gepflegte.

Auch für Mailversender gibt es Reputationskriterien

Newsletterversender würden sich ihr Geschäftsmodell verderben, wenn sie auf solche Dinge nicht achten würden, denn die Reputation gegenüber Mailprovidern ist wesentlich für das Gelingen von E-Mail-Kampagnen. Hoster können auch nicht riskieren, mit ihren Mailservern auf Spam-Blacklists zu landen.

Vor diesem Hintergrund wird deutlich, warum massenhafter Mailversand in erfahrene Hände gehört und warum man nicht blind versuchen sollte, 1.000 Mails oder mehr auf einmal zu versenden. Hosting-Server sind dafür nicht gemacht.

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5 Kommentare zu Massenmailversand ist ein Problem

  1. Hallo. Wer haftet wenn ich 2 Tage keine eMails versenden kann, aufgrund dessen,
    das die IP eines der Mailsysteme des Providers kurzzeitig auf einer Blacklist stand?

    Schließlich ist die E-Mail heute für die meisten Unternehmen der Kommunikationsweg, auf dem sie einen Großteil ihrer wichtigen Geschäftskommunikation austauschen.

    Wenn also der E-Mail-Versand nicht mehr richtig funktioniert, kann das den Arbeitsablauf eines Unternehmens ins stocken bringen – das heißt es geht Zeit (Zeit ist Geld!) und im schlimmsten Fall sogar Kunden verloren! Denn der nächste Anbieter der Dienstleistung die ich anbiete, ist nur einen oder zwei Klick(s) entfernt!

    Gruß, Marcus

    • Genau deswegen reagieren wir sensibel auf zu hohe Volumina über die Webserver.

    • Leider ist dieses Problem unvermeidbar im Shared Hosting. Man kann nur hoffen, dass der Server Anbieter die Systeme überwacht und bei hohen Mailaufkommen rechtzeitig eine Prüfung des Mailverkehrs durchführt und ggf. den entsprechenden Kunden sperrt bevor die IP auf allen Blacklisten gelistet ist.

      Bei solchen Problemen werden allerdings innerhalb sehr sehr kurzer Zeit extrem viele E-Mails versendet, meist ist bereits bevor das Monitoring anschlägt die IP schon auf 1-2 Blacklisten hinzugefügt. Die Blacklisten lassen einen hier aber auch nicht ausreichend Zeit um das Problem zu prüfen sondern blockieren stumpfsinnig teilweise sogar ohne Abuse report die IP. Eigentlich kann man hier garnichts machen. Der Service des Providers steht ja dennoch weiterhin zur Verfügung, nur externe Dienste blockieren die IP. Wen soll man daher schadenersatzpflichtig machen?

      Wichtig ist eher sich einen Provider zu suchen, der bei einer Sperrung hinterher ist dass die Sperrung von der Blacklist wieder entfernt wird.

  2. Thorsten sagt:

    Hallo,

    „Daher ist die Anzahl der versendbaren E-Mails pro Stunde pro Useraccount bei goneo begrenzt.“
    Wo liegt denn die Grenze genau?

    Ich betreibe auf goneo eine Website mit Newsletter-Funktion und versende per PHP ca. 2-3x pro Monat einen Newsletter an zzt. ca. 200 Empfänger. In letzter Zeit häufen sich die Rückmeldungen, dass der Newsletter nicht ankommt.

    • Über die Webserver so bei 200 Mails pro Stunde.
      Bei den meisten Mailsendern (PHPList etc) kann man die Versandgeschwindigkeit regulieren. Das ist sehr wichtig.

      Wenn die Mails nicht ankommen, liegt das oft an anderen Ursachen. Wir haben hier einige Beiträge im Blog und demnächst einen Artikel im goneo Glossar zum Thema SPF Sender Policy Framework.

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